Das Hamburger Makler-Unternehmen Grossmann & Berger hat die Einführung des Bestellerprinzips vor einem Jahr zum Anlass genommen, Leistungen und Produkte umzugestalten mit dem Ziel, das Vermietungsgeschäft weiterhin rentabel zu gestalten. In einem ersten Interview berichtete Andreas Gnielka, Bereichsleiter Wohn-Immobilien Bestand/Vermietung, wie sich Grossmann & Berger in der Vermietung im Privatkunden-Bereich erfolgreich neu aufgestellt hat. Im zweiten Teil geht es darum, welche Erfahrungen das Unternehmen in der Neubau-Projektvermietung und mit Hausverwaltungen gemacht hat.

Christiane Lehmann: Hallo Herr Gnielka, schön, dass Sie sich ein zweites Mal Zeit für unsere Fragen nehmen. Heute soll es um Ihre Maßnahmen in der Neubau-Projektvermietung und für Hausverwaltungen gehen. Erzählen Sie uns doch zunächst, wie Sie in der Neubau-Projektvermietung vor Einführung des Bestellerprinzips aufgestellt waren, speziell was Einnahmen durch die Vermietung anging.

Andreas Gnielka: Gern. Zum einen waren wir in der Einzelvermietung für Käufer von Eigentumswohnungen tätig, zum anderen in der Neubau-Projektvermietung aktiv. Bezahlt wurden wir in beiden Fällen über die Courtage des Mieters.

Christiane Lehmann: Und heute zahlen die Bauträger-Kunden für Ihre Arbeit?

Andreas Gnielka: Ja, das tun sie. Wir haben einen Weg gefunden, durch unser vielfältiges Know-how, das weit über die bloße Vermarktungskompetenz hinausgeht, zur Effizienz des gesamten Bauträgerprojektes, von der Frühphase bis zum Abschluss, beizutragen. Heute treten wir bereits früh mit unserer Beratungsleistung in Erscheinung und greifen auch viel tiefer in den Prozessverlauf ein.

Christiane Lehmann: Können Sie das genauer erklären?

Andreas Gnielka: Bei Neubauprojekten geht es — in der Vergangenheit wie auch heute — darum, möglichst schnell eine Vollvermietung zu erreichen.

Die Projektentwickler selbst sind häufig keine Verkaufsexperten und geben die Vermietung meist gern in die Hände von Unternehmen, die dieses Know-how haben. Um eine schnelle Vermarktung zu gewährleisten, muss bereits in der Planungsphase – also teilweise mehrere Jahre vor der eigentlichen Vermietung — der in der Zukunft liegende, passende Mietpreis ermittelt werden. Genau hier werden aber oft Fehler gemacht. Wenn die Lage oder die Grundrisse nicht passen, wenn die Mietkalkulation nicht mit der Lage und Art der Wohnung übereinstimmt, wenn die Ausstattung nicht dem entspricht, was das Klientel in dieser Gegend verlangt, dann hat man es mit der Vermietung hinterher schwer.

Mit uns haben die Bauträger einen erfahrenen Partner an ihrer Seite, der ganz dicht am Markt und an den Kunden ist, der die Kundenbedürfnisse kennt – und das vielleicht sogar besser als ein Architekt. Der plant meistens nach Flächen- und Kosteneffizienz, was nicht immer der Zielgruppe zugutekommt. Es muss ein Kompromiss gefunden werden zwischen dem, was der Mieter benötigt, und dem, was der Bauträger an Kosten akzeptiert. Und da kommen wir als Schnittstelle ins Spiel.

Christiane Lehmann: Das Konzept ist plausibel. Können Sie trotzdem Ihre möglichen Leistungen noch mal konkretisieren?

Andreas Gnielka: Beratungsaufgaben in der Frühphase eines größeren Projektes können zum Beispiel Zielgruppenanalysen und Grundrissoptimierungen sein oder darin bestehen, die Projekt-Marke zu kreieren und den passenden künftigen Mietpreis zu kalkulieren. Wir arbeiten zum Beispiel gerade an einem Projekt, das 2019 in die Vermarktung gehen wird. Unsere Beratungsleistung besteht hierbei darin, die Mieten jährlich an die jeweils aktuellen Neubaumieten anzupassen.

Wir haben uns vom reinen Vermarkter zum vollwertigen Beratungsdienstleister rund um das gesamte Konzept einer Projektentwicklung im Vermietungsbereich entwickelt. Entsprechend arbeiten wir heute auf Honorarbasis, abhängig von unseren erbrachten Leistungen.

Christiane Lehmann: Das Konzept klingt super. Lustigerweise haben wir aber noch gar nicht über die Vermarktung gesprochen…

Andreas Gnielka: Die Vermietung bieten wir bei diesem Modell unabhängig von der Beratung an. Der Bauträger, der uns zunächst in der Frühphase mit der Beratung beauftragt, kann sich später auch für die Vermarktung durch uns entscheiden. Da wir uns zum Zeitpunkt der Vermarktung schon sehr tief in das Projekt eingearbeitet haben, haben wir in möglichen Pitches um den Vermarktungsauftrag einen enormen Vorteil gegenüber Mitbewerbern. Was die Vermarktung selbst angeht, rechnen wir nach dem jeweiligen Aufwand ab. Dabei können die Kunden entscheiden, welche Leistungen sie in Anspruch nehmen wollen.

Tatsächlich haben wir auch früher schon vereinzelt Projekte im Vorfeld begleitet, zu Akquisitions-Zwecken oder eben um die Vermietung hinterher zu beschleunigen. Aber erst jetzt haben wir unser gesamtes Know-how in einem klar definierten Dienstleistungspaket gebündelt.

Christiane Lehmann: Für den Bauträger ein klarer Mehrwert: Das Projekt wird effizienter und der Projektleiter braucht sich um die ganzen wichtigen „Kleinigkeiten“ gar nicht mehr kümmern, wenn er Sie engagiert.

Andreas Gnielka: Genau das ist der Hintergrund. Die Projektentwickler wollen ihrem Projekt nachgehen, während wir uns im Hintergrund um Grundriss, Bemusterung und Marktdaten kümmern.

Christiane Lehmann: Wie gesagt: Das Konzept hört sich für mich sehr plausibel an. Geht die Rechnung denn auch finanziell auf?

Andreas Gnielka: Ich bin davon überzeugt, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Aber: Man kann das ehrlicherweise zu diesem Zeitpunkt noch nicht zu 100 Prozent sagen, da sich die Projekte über mehrere Jahre hinziehen und noch nicht abgeschlossen sind. Klar ist, dass die Honorare für die reine Vermietung unter zwei Nettokaltmieten liegen werden.

Im Schnitt bewegen wir uns für die Vermarktungsdienstleistung bei einer Nettokaltmiete. Zudem haben wir eine zusätzliche „Sprinterprämie“, die bei Projektentwicklern und auch Vermietern sehr gut ankommt. Diese Extravergütung von zum Beispiel 0,5 Nettokaltmieten erhalten wir, wenn wir in einem bestimmten Zeitraum die Vorvermietungsquote erreicht haben, die der Investor beispielsweise zur Finanzierung benötigt. Erreichen wir dieses Ziel, liegen wir im Schnitt bei einer bis 1,5 Nettokaltmieten, wo wir vorher bei zwei Nettokaltmieten gelegen haben. Dazu kommen die Honorare aus der Beratung.

Christiane Lehmann: Gleicht das Honorar, das durch die Beratungsdienstleistung erwirtschaftet wird, diese Differenz wieder aus?

Andreas Gnielka: Ich denke schon. Wenn es so läuft wie erhofft wird die Vermietung nur noch ein Teil der zahlreichen Leistungen sein, die wir erbringen, und es wird immer mehr Projekte geben, bei denen wir durch die ganzheitlichen Beratungsdienstleistungen mehr erwirtschaften als allein durch die Vermarktung vorher. Ich erwarte auf diesem Gebiet eher ein Wachstum. Wir waren zwar auch schon im Vorfeld beratend tätig, jedoch ohne extra Vergütung.

Christiane Lehmann: Jetzt müssen Sie Ihr neues Konzept bei den zukünftigen Auftraggebern bekannt machen. Die sollen Sie ja schon in der Frühphase der Planung ansprechen – zu dem frühen Zeitpunkt haben sie Grossmann & Berger bis jetzt ja noch gar nicht im Kopf.

Andreas Gnielka: Das stimmt. Daher haben wir sehr schnell eine Broschüre entwickelt, in der wir unsere Leistungen vorstellen. Diese Broschüre ist bereits bei vielen Bauträgern im Umlauf und kommt sehr gut an.

Christiane Lehmann: Sie haben die Frage schon erwartet: Grossmann & Berger ist ein großes Unternehmen. Glauben Sie, dass auch kleinere Makler die Chance haben, sich mit ihrer Vermietungs-Expertise im Neubau-Segment entsprechend zu positionieren?

Andreas Gnielka: Auf jeden Fall. Hier in Hamburg gibt es bereits kleinere Maklerunternehmen, die sich in der Neubau-Projektvermietung sehr gut aufgestellt haben. Ihr großer Vorteil ist , dass sie ihre Expertise auch anhand eines kleinen Auftrags zeigen können, beispielsweise bei der Gewinnkalkulation. Bauträger und Projektentwickler wählen für den gesamten Prozess selten Makler, die sie nicht kennen. Aber sie können Makler anhand von Einzelleistungen testen. Das bieten wir auch an, wenn wir auf Bauträger zugehen, mit denen wir noch nicht zusammengearbeitet haben.

Den Bauträgern kommt es darauf an, dass die Beratungsleistung im Vorhinein der Qualität entspricht, die es braucht, um eine Vermietung des gesamten Projektes durchführen zu können.

Der Makler, der nur makelt, ohne zu beraten, wird es schwer haben, am Markt zu bestehen. Durch das Bestellerprinzip sind die Anforderungen der Auftraggeber im Mietbereich gestiegen. Ich glaube auch, dass es diejenigen Makler in Zukunft deutlich leichter haben werden, die ihre Expertise klar nach außen kommunizieren. Schließlich will der Bauträger das gezahlte Honorar gut angelegt wissen.

Christiane Lehmann: Wir haben bis jetzt nur über die Vermarktung von Neubau-Mietprojekten gesprochen. Was ist, wenn ein neuer Eigentümer seine gerade erworbene Neubau-Immobilie vermieten möchte?

Andreas Gnielka: Da der Käufer das Objekt über uns erworben hat, ist die Mietersuche mit der bereits gezahlten Courtage abgegolten. Das ergibt insofern Sinn, als dass wir die Immobilie durch den Projektverlauf bereits kennen und uns die wichtigen Informationen und Daten schon vorliegen. Das ist unser Service für unsere Käufer. Für alle weiteren Leistungen im Vermietungsprozess wie Übergaben oder Mieter-Bonitätschecks bieten wir die Zusatzpakete an, über die wir beim letzten Mal gesprochen haben.

Christiane Lehmann: Kommen wir zum dritten Standbein in der Vermietung: zum Thema Hausverwaltungen. Wie haben Sie dort bis zum 31.05.15 gearbeitet?

Andreas Gnielka: Wir haben in der Vergangenheit mit Bestandshaltern und Verwaltungen zusammengearbeitet, die uns ihre Objekte wiederkehrend in die Vermarktung gegeben haben. Bezahlt wurden wir vom Mieter.

Christiane Lehmann: Wie arbeiten Hausverwalter heute?

Andreas Gnielka: Aufgrund des Bestellerprinzips müssen auch Verwaltungen die Vermietungsdienstleistung selbst bezahlen. Daraus ergibt sich ein völlig neuer Kostenblock, für dessen Kalkulation die Verwaltungen verschiedene Varianten gegenüberstellen müssen. Beispielsweise die Einstellung eines eigenen Vermieters, der durch die Erhöhung der Verwaltungsgebühr oder das Vermietungshonorar bezahlt wird, oder die weitere Vergabe der Vermietungsdienstleistung an einen externen Makler.

Christiane Lehmann: Wie sah hier Ihr Plan aus?

Andreas Gnielka: Unser Ansatz war eine Paketdienstleistung. Wir haben uns die Portfolios der Verwaltungen angesehen und den Aufwand pro Portfolio analysiert. Wie sehen wir die Vermietbarkeit der Wohnungen? Wie hoch ist die Fluktuation? Je kleiner eine Wohnung, umso mehr Fluktuation und umso höher der Aufwand für die Verwaltung, aber natürlich auch für uns als Makler. Wir müssen also sehr individuell arbeiten anhand des verwalteten Portfolios und ein jeweiliges Honorar mit der Verwaltung verhandeln.

Wir sind der Meinung, dass die Vermietungsdienstleistungen nicht an Qualität verlieren dürfen. Wir haben allerdings festgestellt, dass wir mit unseren Honoraren nicht mit den Kosten für einen fest angestellten Vermieter konkurrieren können. Denn ein Vermieter, der fest eingestellt ist, kann auf der Kostenseite für die Verwaltung klar kalkuliert werden. Die Verwaltung kann anhand der pro Jahr vermieteten Wohnungen berechnen, welcher Aufwand in der Regel auf sie zukommt. Damit ist planbar, wieviel Prozent der Wohnungen vermietet werden und welches Honorar sich daraus ergibt. Dann kann die Verwaltung entscheiden, ob es sich lohnt, einen eigenen Vermieter einzustellen und die Vermietung selbst zu übernehmen.

Wir haben einige Aufträge verloren, bei denen wir zwar im Pitch überzeugt haben, aber die Verwaltungen sich am Ende aus budgetären Gründen trotzdem für die Anstellung eines Vermieters entschieden haben. Andererseits konkurrieren wir auch oft mit Maklern, die Dumping-Angebote machen, um überhaupt eine betriebswirtschaftliche Chance gegenüber anderen, bereits erwähnten Varianten zu haben. Unser Ansatz war, die jeweilige Lage der Wohnungen bei der Berechnung des Honorars zu berücksichtigen. Deshalb haben wir für Objekte in einem Portfolio verschiedene Honorare angegeben. Die kalkulierten Honorare, die für uns betriebswirtschaftlich sinnvoll waren, kamen aufgrund ihrer Variantenvielfalt bei den meisten Verwaltungen aber nicht immer gut an.

Christiane Lehmann: Wäre das dann ein Paket gewesen, in welchem Sie die Wohnungen aus unterschiedlichen Gebieten zusammenlegen und daraus eine Gesamtjahresleistung machen?

Andreas Gnielka: Wir haben Mischkalkulationen erstellt, bei der wir teurere Wohnungen mit weniger Aufwand und geringerem Honorar gegen kleinere günstigere Wohnungen aufwiegen wollten. Dafür wollten wir Rahmenverträge für drei bis fünf Jahre mit den Verwaltungen schließen. Das funktioniert aber für Verwaltungen nicht.

Für uns als größeren Makler mit einer Shop-Struktur ergeben die momentanen Honorare in diesem Bereich keinen Sinn. Ein kleinerer Makler ohne größeren Overhead kann mit dauerhaft niedrigeren Honoraren betriebswirtschaftlich vielleicht besser umgehen.

Christiane Lehmann: Ihr Konzept der Honorarberatung und Paketdienstleistung für Hausverwaltungen lässt sich demnach nicht mit Pauschalhonoraren vereinbaren.

Andreas Gnielka: So ist es. Die Neubau-Projektvermietung passt viel besser zu uns. Hier können wir unser gesamtes Know-how einsetzen und die Bauträger umfassend beraten. Unser Ziel ist es daher, uns in diesem Segment zu etablieren. Gleichzeitig sind wir aber auch weiterhin erfolgreich in der Einzelvermietung von Bestands- und Neubau-Wohnungen und schauen auch weiter in Richtung der Verwaltungen und Bestandshalter.

Christiane Lehmann: Das ist ein schönes Fazit am Ende. Sie möchten ein führender Anbieter werden und ansonsten schauen Sie, wie sich der Markt sonst noch entwickelt.

Andreas Gnielka: Genau! Vielleicht werden es andere Maklerunternehmen schwerer haben, sich in der Neubau-Projektvermietung zu etablieren. Für sie ergibt es gegebenenfalls Sinn, sich auf die Verwaltung zu konzentrieren. Wir haben uns jedenfalls momentan dafür entschieden, den Fokus auf die Neubau-Projektvermietung zu legen.

Christiane Lehmann: Vielen Dank für das nette Interview, Herr Gnielka.